Caractéristique des systèmes comptables - Grand livre

Les systèmes usuellement appliqués et leur évolution se distinguent par l'importance accordée respectivement à chacun des trois enregistrements :

• Hronologique,
• Analytique,
• Synthétique et leur agencement.

On peut caractériser ces systèmes de la façon suivante:

a) Le système dit classique, peut être cité seulement pour mémoire, du moins dans la mesure où il n'est concevable que pour des entreprises dont les opérations quotidiennes sont peu nombreuses. Il comporte principalement l'utilisation d'un livre « brouillard » en plus du journal et du Grand Livre. Le brouillard, où sont enregistrées une à une toutes les opérations, sert de « mémoire » pour permettre de reporter en fin de chaque journée chacune de ses notations au journal et aux comptes du Grand Livre.

b) Dans le « système » dit « des Journaux auxiliaires », le principe reste le même que dans le «système classique» : le «brouillard» y est remplacé par des « journaux » affectés et adaptés à chaque type d'opérations. Ce développement facilite une éventuelle division du travail d'enregistrement sans, pour autant, l'empêcher d'être particulièrement long.

C'est pourquoi ces « systèmes » ne sont généralement plus utilisables dès que le nombre et la complexité des opérations à enregistrer font intervenir de nombreux « tiers ».

c) La réunion du journal et du Grand Livre en un seul document devrait logiquement apporter une simplification au travail d'enregistrement; il suffit de composer un tracé où deux colonnes sont affectées à chaque compte, les opérations étant à la fois enregistrées ligne par ligne (Journal) et portées dans la colonne intéressée (débit ou crédit) des comptes qu'elles concernent. C'est le système dit « du Journal Grand Livre »: l'expérience montre que la simplification n'est qu'apparente et qu'il faut rapidement choisir:

1. Entre un nombre de colonnes tel que la manipulation du « livre » est impossible;
2. Une dernière colonne affectée à tant de comptes « divers » que leur tenue distincte s'avère indispensable et exige un dépouillement supplémentaire.

d) En fait et sous des formes qui évoluent avec les moyens matériels que la technique multiplie, c'est le système « centralisateur » qui est le plus communément employé. Il semble que l'intervention des mémoires électroniques doive entraîner une modification de cette situation ou, tout au moins, divers changements à la forme et à la nature des documents.

Retenant le principe des « journaux auxiliaires » spécialisés, on apporte une simplification au système antérieur par l'emploi de comptes dits « collectifs » (ou « généraux ») auxquels il a déjà été fait allusion.