Le fonctionnement des comptes comptables

Structure et relations entre comptes.

On enregistre, dans chaque compte :

• La situation de l'élément au moment de « l'ouverture » du compte;
• Au fur et à mesure qu'elles se produisent, les variations en plus ou en moins qui affectent l'élément;
• Autant que de besoin, la nouvelle situation qui résulte de ces modifications de la situation initiale.

Pour des raisons historiques on ne disposait pas d'additionneuses imprimantes à la fin du XVe siècle, il est traditionnel de présenter les comptes en deux colonnes dont l'une reçoit l'enregistrement des augmentations de l'élément et l'autre les diminutions. Mais le maintien de la tradition se justifie, dans ce cas particulier, par la commodité de lecture: il est en effet intéressant de lire distinctement selon leur sens les variations intervenues.

Ceci noté, il reste à choisir l'affectation à donner respectivement à chacune des deux colonnes: il va en effet de soi que cette affectation doit, toujours par souci de commodité  c'est à dire d'efficacité  , résulter d'un choix commun à l'ensemble des comptes. Or pour ce choix, on se trouve en présence d'une option.

On pourrait estimer que le plus simple est d'affecter systématiquement la même colonne de tous les comptes à l'enregistrement des augmentations, l'autre recevant évidemment les diminutions. Il en résulterait que:

• Les mouvements des types 1, 2, 3, 8 et 9 conduiraient à des enregistrements égaux dans chacune des deux colonnes des comptes intéressés;
• Les mouvements des types 4 et 6 se traduiraient par des enregistrements dans la même colonne des comptes intéressés; celle des augmentations;
• Inversement les mouvements 5 et 7 ne concerneraient que l'autre colonne, celle des diminutions.

Selon ce principe de notation, la compensation ne se traduirait donc pas toujours de la même façon.

La signification des enregistrements ne serait pas altérée, ni la commodité de lecture de chaque compte: mais il serait difficile de contrôler, au fur et à mesure de la notation comptable, que la compensation est correctement respectée.

De ce point de vue, qui devient accessoire du fait des progrès dans les matériels mis à la disposition du comptable mais qui, jusqu'ici, avait une grande importance, il apparaît que la plus grande commodité doit être recherchée par référence, précisément, à la mise en évidence de la compensation.

C'est la seconde branche de l'option, qui consiste à utiliser une colonne chaque type de rupture de l'équilibre: l'une pour les ruptures de sens positif, l'autre pour les ruptures de sens négatif.

Dans ces conditions, la compensation sera vérifiée aussi longtemps que les enregistrements resteront égaux dans chacune des deux séries de colonnes.

Que l'on choisisse la droite ou la gauche n'a plus, ensuite, qu'une importance secondaire, et c'est si vrai que la pratique anglaise est inverse, sur ce point, de la pratique continentale. Il importe seulement de s'entendre, la convention courante étant que, par référence à notre distinction initiale entre mouvements :

• La colonne de gauche est utilisée pour les mouvements qui engendrent un déséquilibre positif: A   (D + S) > O;
• La colonne de droite et utilisée pour les mouvements qui engendrent un déséquilibre de sens opposé : A   (D + S) <O.

Pour des raisons purement historiques dont la connaissance et l'analyse apporteraient plus de trouble que de clarté, le vocabulaire couramment utilisé est le suivant:

• On appelle débit la colonne de gauche et crédit la colonne de droite,
• On « débite » ou on « crédite » les comptes selon que l'on y enregistre un mouvement dans l'une ou l'autre colonne, les enregistrements en question étant, selon le cas, « débiteurs » ou « créditeurs ».

La règle de la partie double peut en conséquence être exprimée sous une nouvelle forme, plus conforme au langage comptable courant:

• Tout enregistrement débiteur est nécessairement équilibré par un ou plusieurs enregistrements créditeurs de montant globalement égal, et vice versa.

Pour s'assurer que l'équilibre a bien été effectivement maintenu conformément à cette règle, les comptables confrontent l'ensemble des enregistrements faits dans tous les comptes et vérifient l'égalité entre total des « crédits » et total des « débits » ; c'est ce qu'on appelle faire une balance.